Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych

Ośrodek Kouty (www.kouty.cz)

W naszej firmie K3 SPORT, s.r.o., z siedzibą I. P. Pavlova 738/116, Olomouc 779 00, IČO (REGON): 268 30 248, traktujemy ochronę Państwa danych osobowych poważnie. Celem dokumentu „Zasady przetwarzania danych osobowych“ jest informowanie klientów o tym, jakie dane osobowe jako administrator przetwarzamy, na podstawie jakich tytułów prawnych, do jakich celów je wykorzystujemy, jaki jest czas przechowywania tych danych, jakie trzecie strony mogą mieć dostęp do Państwa danych osobowych.

Poniższe Zasady przetwarzania danych osobowych obowiązują od 7.11.2018 i zostały opracowane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679, o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych („RODORODO“) oraz zgodnie z pozostałymi powiązanymi przepisami prawnymi.

Nasza firma świadczy usługi w ośrodku Kouty (patrz www.kouty.cz), organizuje zwiedzanie (patrz www.dlouhe-strane.cz) i oferuje zakwaterowanie w domach apartamentowych (patrz www.apartmany-kouty.cz).

1. Jakie dane osobowe klientów przetwarzamy

Przetwarzamy dane osobowe klientów, które od nich uzyskaliśmy przy zakupie naszych produktów, podczas korzystania z naszych usług, korzystania z naszych stron internetowych, czy podczas komunikacji z klientami. W związku z tym możemy gromadzić i przetwarzać podane poniżej kategorie danych osobowych:

1. Dane identyfikacyjne. Chodzi w szczególności o imię i nazwisko klienta, IČO (REGON) i DIČ (NIP) w przypadku przedsiębiorcy.
2. Dane kontaktowe. Chodzi o dane, które nam umożliwiają komunikację z klientem, zwłaszcza adres do kontaktów, adres do doręczeń, adres do fakturowania, numer telefonu, adres e-mail.
3. Dane dotyczące zamówień klientów. Chodzi o dane związane z korzystaniem z naszych usług, w szczególności dane dotyczące towarów i usług, które klienci zamówili, ich ilości i typu, sposobie doręczenia i płatności, łącznie z numerem rachunku bankowego.
4. Informacje o zachowaniu klienta na stronach internetowych. Chodzi o dane o klientach, które gromadzimy zwłaszcza podczas korzystania z naszych stron internetowych, które przekazuje nam przeglądarka klienta, w szczególności typ/wersja przeglądarki, używany system operacyjny, adres URL poprzedniej odwiedzonej strony internetowej, nazwa komputera w sieci (adres IP), dane czasowe o zalogowaniu i korzystaniu z naszych stron internetowych.
5. Dane związane z naszą komunikacją z klientem. Chodzi o dane powstające podczas komunikacji związane z naszymi usługami, zarówno podczas komunikacji osobistej, jak też komunikacji pisemnej lub elektronicznej.
6. Monitoring z terenu Ośrodka Kouty i obiektów restauracyjnych prowadzonych przez administratora danych na terenie ośrodka. Z uwagi na ochronę naszego mienia oraz bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów na terenie Ośrodka Kouty (terminal wejściowy do kolejki linowej) i naszych obiektów restauracyjnych stosujemy system monitoringu. Miejsca, gdzie kamery są umieszczone, są zawsze należycie i w widoczny sposób oznaczone przy pomocy znaków ostrzegawczych.

1. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe klientów i co nas do tego uprawnia

W ramach naszych usług na terenie ośrodka Kouty przetwarzamy dane osobowe klientów na podstawie różnych tytułów prawnych w zależności od celu, do którego te dane są wykorzystywane. Chodzi o następujące tytuły prawne:

1. realizacja umowy;
2. nasze uzasadnione interesy;
3. zgoda; lub
4. realizacja naszych obowiązków prawnych.

Dane osobowe klientów są przetwarzane w następujących celach:

1. Opracowanie zamówienia klienta, świadczenie usług i realizacja praw i obowiązków wynikających z umowy między nami i klientem

W takim przypadku przetwarzamy przede wszystkim dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane związane z naszą komunikacją z klientem oraz dane dotyczące zamówień klienta. Dane osobowe przetwarzane w tym celu są przetwarzane przede wszystkim z uwagi na fakt realizacji umowy, zaś udostępnienie tych danych jest obowiązkowe i wymagane w celu świadczenia naszych usług.

2. Rozpatrzenie reklamacji i spraw związanych z wyrządzonymi szkodami

W takim przypadku przetwarzamy przede wszystkim dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane związane z naszą komunikacją z klientem oraz dane dotyczące zamówień klienta. Dane osobowe przetwarzamy w tym celu przede wszystkim na podstawie naszych uzasadnionych interesów.

3. Przesyłanie regularnych informacji oraz pozostała komunikacja marketingowa dotycząca naszych usług i produktów lub wydarzeń, których jesteśmy częścią

W tym przypadku przetwarzamy tylko dane niezbędne dla doręczenia informacji o naszych produktach lub usługach e-mailem lub SMSem, dotyczy przede wszystkim adresu e-mail i numeru telefonu. Dane osobowe w tym celu przetwarzamy na podstawie naszych uzasadnionych interesów polegających na efektywnej i racjonalnej promocji naszych produktów i usług.

Przetwarzanie danych osobowych w podanym powyżej celu klient może uniemożliwić odmawiając zgody na przetwarzanie  jego danych osobowych.

4. Doskonalenie naszych usług

W tym przypadku przetwarzamy przede wszystkim dane dotyczące zachowania klienta na stronach internetowych. Dane osobowe przetwarzamy w tym celu na podstawie naszych uzasadnionych interesów polegających na poprawie jakości naszych usług.

5. Ochrona naszego mienia, mienia naszych klientów, zapewnienie bezpieczeństwa naszych klientów i pracowników

W tym celu przetwarzamy w szczególności nagrania z monitoringu z terenu Ośrodka Kouty i obiektów restauracyjnych prowadzonych przez administratora w ośrodku. Dane osobowe przetwarzamy w tym celu na podstawie naszych uzasadnionych interesów polegających na ochronie naszego mienia, mienia naszych klientów i osób przebywających na terenie ośrodka Kouty, oraz zapewnieniu bezpieczeństwa naszych klientów i pracowników.

6. Realizacja naszych obowiązków wynikających z odpowiednich przepisów prawnych

W tym przypadku przetwarzamy tylko dane osobowe niezbędne do realizacji naszych obowiązków, zwłaszcza dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, lub dane dotyczące zamówień klientów. Dane osobowe przetwarzamy w tym celu z uwagi na realizację ustawowych zobowiązań, które nakładają na nas odpowiednie ustawy, w szczególności:

• ustawa nr 89/2012 Dz.U., Kodeks Cywilny, z późniejszymi zmianami;
• ustawa nr 634/1992 Dz.U., Kodeks Cywilny, z późniejszym zmianami;
• ustawa nr 235/2004 Dz.U., o podatku VAT, z późniejszymi zmianami;
• ustawa nr 563/1991 Dz.U., o księgowości, z późniejszymi zmianami.

7. Dochodzenie praw i roszczeń prawnych

W tym przypadku przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są niezbędne do tego, abyśmy mogli dochodzić naszych praw lub roszczeń prawnych (np. w przypadku niezapłaconej należności ze strony klienta), przede wszystkim dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane związane z naszą komunikacją z klientem oraz dane dotyczące jego zamówień. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie naszych uzasadnionych interesów.

W podanych powyżej przypadkach pod literą 3, 4, 5 i 7 klient ma prawo sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych (prawo do sprzeciwu bliżej opisujemy w sekcji VI ust. 6 poniżej).

III. Jak długo przetwarzamy dane osobowe klientów

Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do osiągnięcia opisanych powyżej celów i przez czas niezbędny dla ich osiągnięcia, lub przez czas bezpośrednio wskazany w przepisach prawnych. Następnie dane osobowe są usuwane lub anonimizowane. Dane osobowe przetwarzamy przez następujący czas:

1. w celu realizacji umowy oraz praw i obowiązków w związku z umową, łącznie z ewentualnymi reklamacjami, rozpatrywaniem szkód, lub związanych sporów sądowych dane osobowe są przetwarzane przez niezbędny okres czasu, ale maksymalnie przez okres 10 lat od zakończenia ostatniej umowy, lub od upływu okresu gwarancji, o ile została udzielona;
2. w celu przesyłania informacji handlowych bez udzielonej zgody jego dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia ostatniej umowy między nami lub do czasu złożenia sprzeciwu lub rezygnacji z subskrypcji informacji handlowych;
3. W celu doskonalenia naszych usług przetwarzamy dane osobowe przez okres maksymalnie 6 miesięcy;
4. w celu realizacji naszych obowiązków prawnych przetwarzamy dane osobowe przez czas określone we właściwych przepisach prawa (np. zgodnie z przepisami podatkowymi przez okres 10 lat od wystawienia właściwych dokumentów dotyczących zamówienia klienta);
5. W celu ochrony mienia i zapewnienia bezpieczeństwa za pośrednictwem nagrań pozyskanych przy użyciu systemu monitoringu, które sporządzamy na terenie Ośrodka Kouty i obiektów restauracyjnych prowadzonych na terenie ośrodka, przetwarzamy dane osobowe maksymalnie przez okres 3 dni od dnia sporządzenia nagrania. W razie incydentu związanego z bezpieczeństwem okres ten może zostać przedłużony.
6. 
   Kto ma dostęp do danych osobowych klientów

W związku z realizacją zamówień, dostawą i doręczaniem towaru, rozpatrywaniem reklamacji, skarg lub szkód, lub promocją oferty produktów i usług możemy dane osobowe klientów udostępniać partnerskim spółkom w celu opieki nad klientami, lub agencjom reklamowym w celu produkcji i wysyłania materiałów reklamowych.

Ponadto możemy dane osobowe przekazywać w związku z realizacją naszych obowiązków ustawowych lub ochroną naszych interesów, w szczególności adwokatom, audytorom, doradcom podatkowym, księgowym, lub administratorom systemów IT. Każdy taki podmiot, któremu są przekazywane dane osobowe, jest umownie zobowiązany do ochrony danych osobowych klientów zgodnie z przepisami prawnymi i przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

Do wysyłania informacji handlowych wykorzystujemy platformę MailChimp spółki The Rocket Science Group LLC, gdzie dochodzi do przekazania danych osobowych do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Do przekazania dochodzi na podstawie tzw. Privacy Shield, tj. wspólnego narzędzia prawnego Komisji Europejskiej i Stanów Zjednoczonych Ameryki w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych podczas przekazywania danych osobowych do USA. Więcej informacji o Privacy Shield można znaleźć tu. (link hipertekstowy do https://www.privacyshield.gov/welcome) Przetwarzanie danych osobowych przez spółkę MailChimp regulują ich zasady, które są dostępne tu. (link hipertekstowy do https://mailchimp.com/legal/privacy/)

1. Jak chronimy dane osobowe klientów

Bezpieczeństwo danych osobowych klientów i innych danych jest dla nas ważne. Dlatego stosujemy wszelkie odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich zabezpieczenia.

Celem ochrony danych osobowych klientów, stosujemy środki techniczne dla zabezpieczenia platform danych i miejsc przechowywania danych osobowych w formie papierowej. Do przesyłania danych z naszych stron internetowych www.kouty.cz wykorzystujemy wyłącznie zabezpieczone protokoły HTTPS, zaś do komunikacji elektronicznej z klientami wyłącznie zabezpieczonego i szyfrowanego połączenia e-mail.

Poza wymienionymi powyżej środkami technicznymi dodatkowo zapewniamy, że do danych osobowych, zarówno w formie cyfrowej, tak również w formie papierowej, mają dostęp wyłącznie uprawnione osoby.

1. Jakie prawa mają klienci w ramach przetwarzania ich danych osobowych

W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych klient ma następujące prawa:

1. prawo dostępu do jego danych osobowych (art. 15 RODORODO);
2. prawo do korekty niedokładnych lub do uzupełnienia niepełnych danych osobowych (art. 16 RODORODO);
3. prawo do usunięcia jego danych osobowych (art. 17 RODORODO);
4. prawo do ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych (art. 18 RODORODO);
5. prawo do transferu jego danych osobowych (art. 20 RODORODO);
6. prawo do złożenia sprzeciwu lub skargi przeciwko przetwarzaniu w określonych przypadkach (art. 21 RODORODO);
7. prawo do złożenia skargi w Urzędzie ds. Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODORODO).

W przypadku przetwarzania danych osobowych klienta na podstawie jego zgody, przysługuje mu prawo do odwołania tej zgody w dowolnym momencie. Takie odwołanie zgody nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania danych osobowych klienta przed odwołaniem zgody.

1. Prawo dostępu do danych osobowych
   Klient ma prawo być informowany o tym, czy przetwarzamy jego dane osobowe, ma prawo również uzyskać dostęp do nich i do informacji o tym, jak te dane były przetwarzane. Informacje o tym, jak przetwarzamy dane osobowe klienta podaliśmy już w dokumencie „Zasady przetwarzania danych osobowych“, to jednak nie pozbawia klienta prawa do ponownego żądania tych informacji. Klient może również zażądać kopii swoich danych osobowych. Uprzejmie informujemy, że pierwszą kopię danych osobowych przesyłamy klientowi bezpłatnie, ale każda następna obciążona jest stosowną opłatą.
2. Prawo do korekty

Czynimy wszystko, aby precyzyjnie przetwarzać dane osobowe. W przypadku, gdy stwierdzicie Państwo, iż Państwa dane osobowe były nieprecyzyjnie przetwarzane, skorygujemy je lub uzupełnimy na podstawie Państwa wniosku.

3. Prawo do usunięcia
   W określonych przypadkach podanych w art. 17 RODORODO klient ma prawo do tego, abyśmy jego dane osobowe usunęli. Informujemy, że nawet jeśli zaistnieje dowolny z tych powodów, nie będziemy mogli usunąć danych osobowych, jeżeli ich przetwarzanie będzie niezbędne dla realizacji naszych zobowiązań prawnych lub dochodzenia i obrony naszych praw.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W przypadkach podanych w art. 18 RODORODO klient może też zażądać, abyśmy przez określony czas ograniczyli przetwarzanie jego danych osobowych.

5. Prawo do transferu danych osobowych
   Klient ma prawo zażądać od nas danych, jeżeli chce je przenieść do innego administratora danych osobowych. To prawo może zastosować również w odniesieniu do danych, które uzyskaliśmy od niego na podstawie jego zgody lub na podstawie realizacji umowy. To prawo można zastosować wyłącznie wobec danych osobowych, które przetwarzamy automatycznie w naszych elektronicznych bazach danych.
6. Prawo do złożenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych
   W przypadku, gdy dane osobowe klienta przetwarzamy na podstawie naszych uzasadnionych interesów (np. w celu przesyłania informacji reklamowych o naszych produktach i usługach), klient ma prawo złożyć sprzeciw wobec ich przetwarzania. W takim przypadku nie możemy dalej przetwarzać danych osobowych klienta, jeżeli nie udowodnimy przeważających uzasadnionych interesów dla ich przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych możemy kontynuować, jeżeli nasze interesy w zakresie ich przetwarzania przeważą nad ewentualnymi jego negatywnymi następstwami dla klienta. W przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane w celu przesyłania informacji reklamowych o naszych produktach i usługach, przetwarzanie zakończymy bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu sprzeciwu. W takim przypadku już nie będziemy mogli zapoznawać klienta z ofertami naszych produktów i usług.
7. Prawo do złożenia skargi w Urzędzie ds. Ochrony Danych Osobowych
   Jeżeli klient uważa, że jego dane osobowe przetwarzamy niezgodnie z przepisami prawnym, zaś dochodząc powyższych praw Klient nie osiągnął zamierzonej poprawy, może on w dowolnym momencie zwrócić się ze swoją skargą do Urzędu ds. ochrony danych osobowych (uoou.cz).

Realizacja praw klienta

Realizacji swoich praw klient może dochodzić przesyłając pisemny wniosek na nasz adres K3 SPORT s.r.o., I. P. Pavlova 738/ 16, Olomouc 779 00 lub wiadomośź e-mail na adres osobniudaje@k3-sport.cz. Wniosek klienta zostanie rozpatrzony niezwłocznie, ale najpóźniej w terminie do jednego miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności z powodu złożoności  żądania klienta lub wysokiej liczby takich żądań, jesteśmy uprawnieni do przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące. W takim przypadku będziemy klienta informować o przedłużeniu i jego przyczynach. Dla zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych klienta i uniknięcia dostępu nieuprawnionych osób do danych osobowych możemy w odpowiedni sposób sprawdzać tożsamość klienta.

VII. Zasady korzystania z plików Cookies

W celu doskonalenia usług świadczonych na rzecz naszych klientów nasze strony internetowe korzystają z plików cookies. Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które strony internetowe zapisują w komputerze odwiedzającego lub jego urządzenia mobilnego w chwili, kiedy zacznie korzystać z tych stron, i które pomagają w szczególności:

• w prawidłowym funkcjonowaniu stron internetowych, aby było możliwe dokończenie procesu zakupu ograniczając potencjalne problemy do minimum;
• w zapamiętaniu danych do logowania klienta, dzięki czemu klient nie musi ich za każdym razem wprowadzać;
• w ustalaniu, z których stron i funkcji korzystają klienci najczęściej;
• w pomiarze frekwencji na naszych stronach;
• w ustaleniu, które reklamy klienci najczęściej oglądają tak, by podczas przeglądania stron nie pojawiała mu się wciąż ta sama reklama, ewentualnie aby nie pojawiała się reklama towarów, które nie interesują klientó.

Jeżeli przeglądarka klienta będzie miała dozwolone użycie cookies, zakładamy, że klient wyraża zgodę na wykorzystanie standardowych cookies ze strony naszych serwerów.

Pliki cookies gromadzą określone informacje, w szczególności dane dotyczące zachowania klienta na stronach internetowych. Ważność/funkcjonowanie plików cookies wygasa bądź na końcu sesji internetowej (po wydłączeniu urządzenia ze strony/Internetu), lub wygasa po określonym ograniczonym czasie. Dane dotyczące zachowania klienta na stronach internetowych są jednak dla zachowania maksymalnej prywatności anonimizowane, dlatego sami nie jesteśmy w stanie przyporządkować ich konkretnemu użytkownikowi, tj. konkretnej osobie.

Jakich plików cookies używamy:

• Krótkotrwałe tzw. „session cookies“, które są tylko tymczasowe i zostają zapisane w komputerze klienta tylko do momentu zakończenia sesji przeglądarki;
• długotrwałe tzw. „persistent cookies“, które zostają zapisane na urządzeniu klienta przez znacznie dłuższy okres czasu, lub dopóki nie zostaną usunięte ręcznie.

Analityczne i reklamowe cookies

W celu doskonalenia naszych usług i bardziej precyzyjnego ich kierowania używamy narzędzi do analizy korzystania z naszych stron internetowych i do personalizacji reklam. W tym celu korzystamy z plików cookies udostępnionych przez trzecią stronę, a mianowicie firmę Google udostępniającą usługę Google Analytics Premium (łącznie z funkcjami marketingowymi) i Google AdWords.

Google będzie wykorzystywać informacje do celów analizy korzystania z naszych stron internetowych i sporządzania wiadomości dotyczących ich atrakcyjności (przeznaczonych na nasze potrzeby wewnętrzne), oraz do świadczenia innych usług dotyczących działań na naszych stronach internetowych i korzystania z Internetu w ogóle. Wiedza uzyskana na podstawie tych plików cookies jest wykorzystywana również do celów reklamowych, gdzie na podstawie tych informacji może być na przykład wyświetlana reklama naszych usług również na innych stornach internetowych.

Informacje generowane przez plik cookie dotyczące korzystania ze strony są anonimizowane łącznie z adresem IP użytkownika. Informacje te nie są w żaden sposób kojarzone z pozostałymi informacjami, dlatego na ich podstawie nie potrafimy identyfikować użytkownika. Więcej informacji o tym, jak firma Google przetwarza dane z cookies, można się dowiedzieć tu.

Większość standardowych przeglądarek przyjmuje automatycznie pliki cookies w swoich standardowych ustawieniach. Pliki cookies można z pomocą przeglądarki odrzucić, usunąć, lub ustawić korzystanie tylko z niektórych plików cookies. W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących korzystania i zarządzania plikami cookies można skorzystać z pomocy w przeglądarce lub można odwiedzić na przykład następujące linki w zależności od używanej przeglądarki:

• Internet Explorer
• Chrome
• Mozilla
• Safari

VIII. Postanowienia końcowe

1. Niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych możemy jednostronnie zmieniać, ale robimy to tylko w niezbędnych przypadkach i zawsze informujemy o tym użytkowników. Nową wersję Zasad jednocześnie zamieszczamy na naszych stronach internetowych.
2. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy kontakt z nami pod adresem e-mail osobniudaje@k3-sport.cz lub pisemnie pod podanym powyżej adresem naszej siedziby.